Co je to Plan Do Check Act (PDCA) cyklus?

Co znamená PDCA cyklus?

Stručně řečeno, cyklus Plan Do Check Act je model provádění změn. Jde o základní součást filozofie štíhlé výroby (lean manufacturing) a klíčovým předpokladem pro neustálé zlepšování lidí a procesů.

PDCA cyklus, navržený Walterem Shewhartem a později rozvinutý Williamem Demingem, se stal široce rozšířeným rámcem pro neustálé zdokonalování výroby, řízení a dalších oblastí.

PDCA je jednoduchá, čtyřstupňová metoda, která umožňuje týmům vyhnout se opakujícím se chybám a vylepšit procesy.

Když už jsme vysvětlili význam PDCA, pojďme nyní proniknout hlouběji do tématu a dozvědět se více o tomto cyklu.

PDCA – Plan Do Check Act (plánovat, dělat, kontrolovat, jednat)

Odkud cyklus Plan Do Check Act pochází?

Za otce PDCA je považován americký statistik a fyzik Walter Shewhart. Statistické analýzy a zlepšování kvality patřily mezi hlavní oblasti jeho zájmu a současně vytvořil základy PDCA, vyjádřené v mnoha jeho publikacích.

Inspirován Shewhartovými nápady, vytvořil o několik let později William Deming model cyklu učení a zdokonalování, který se stal známý jako PDCA. Díky tomu je model také známý jako Shewhartův cyklus nebo Demingův cyklus.

Detailní objasnění PDCA cyklu

PDCA cyklus je opakující se proces směřující k neustálému zlepšování produktů, lidí a služeb. Stal se nedílnou součástí toho, co dnes známe pod pojmem „lean management“. Plan Do Check Act model zahrnuje testování řešení, analýzu výsledků a zlepšování procesu.

Představte si případ, kdy si zákazníci stěžují na pomalou odezvu vašeho týmu podpory. Zřejmě budete muset zlepšit způsob, jakým váš tým pracuje, abyste udrželi své zákazníky spokojené. To je bod, kdy do hry vstupuje PDCA.

Pojďme se blíže podívat na čtyři fáze PDCA procesu.

PLAN (PLÁNOVAT)

V této fázi budete doslova plánovat, co je potřeba udělat. V závislosti na velikosti projektu může plánování představovat velkou námahu pro váš tým. Obvykle se bude skládat z menších kroků, abyste mohli ve výsledku sestavit správný plán, v rámci kterého bude pravděpodobnost selhání menší.

Než přejdete do další fáze, musíte si být jisti, že jste zodpověděli některé základní otázky:

• Jaký je hlavní problém, který musíme vyřešit?
• Jaké zdroje potřebujeme?
• Jaké zdroje máme?
• Jaký je nejlepší postup pro vyřešení problému pomocí dostupných zdrojů?
• Za jakých podmínek bude plán považován za úspěšný? Jaké jsou cíle?

Mějte na paměti, že společně se svým týmem možná budete muset plán několikrát prověřit, než budete moci pokračovat dál. V tomto případě je vhodné použít techniku pro vytváření a udržování otevřených smyček zpětné vazby, jako je Hoshin Kanri Catchball. Umožní vám shromáždit dostatek informací, než se rozhodnete pokračovat dál.

VUCA World je další milník v problematice firemní konkurenceschopnosti.

DO (DĚLAT)

Poté, co se dohodnete na plánu, je čas jednat. V této fázi uplatníte vše, co se zvažovalo v předchozí fázi.

Uvědomte si, že v této fázi se mohou objevit nepředvídatelné problémy. V ideálním případě se proto můžete nejprve pokusit začlenit svůj plán v malém měřítku a v kontrolovaném prostředí.

Standardizace je prostředek, který vašemu týmu dozajista pomůže plynule aplikovat plán. Ujistěte se, že každý zná své role a povinnosti.

CHECK (ZKONTROLOVAT)

Toto je pravděpodobně nejdůležitější fáze cyklu PDCA. Pokud si chcete objasnit svůj plán, vyvarovat se opakujících se chyb a úspěšně aplikovat vylepšení, musíte věnovat dostatek pozornosti fázi CHECK.

V této fázi musíte zkontrolovat průběh svého plánu a zjistit, zda původní plán skutečně fungoval. Navíc bude váš tým schopen identifikovat problematické oblasti dosavadního procesu a v budoucnu je odstranit. Pokud se během procesu něco pokazí, musíte přistoupit k analýze a najít hlavní příčinu problémů.

ACT (JEDNAT)

Konečně se dostáváte do poslední fáze cyklu Plan Do Check Act. V předchozích fázích jste svůj plán vytvořili, aplikovali a zkontrolovali. Nyní musíte jednat.

Pokud se všechno jeví perfektní a vašemu týmu se podařilo dosáhnout původních cílů, pak můžete pokračovat a aplikovat svůj výchozí plán.

Pokud jsou cíle splněny, může být vhodné přijmout celý plán. Respektive váš PDCA model se stane novým, standardním výchozím bodem. Nicméně kdykoliv budete opakovat standardizovaný plán, připomeňte svému týmu, aby znovu prošel všechny kroky a snažil se pečlivě zlepšovat.

PDCA cyklus je jednoduchý, ale výkonný rámec pro řešení problémů na jakékoli úrovni vaší organizace. Může být součástí většího plánovacího procesu, jako je Hoshin Kanri.

Průběžné opakování pomáhá vašemu týmu nalézt a testovat řešení a zlepšovat se prostřednictvím „waste-reducing“ cyklu.

PDCA proces v sobě zahrnuje povinný závazek neustálého zlepšování a může mít pozitivní dopad na vaši produktivitu a efektivitu.

Na závěr jen malá, ale důležitá poznámka – mějte na paměti, že PDCA model vyžaduje určitý čas a nemusí být vhodný pro řešení naléhavých problémů.

Shrnutí

Cyklus Plan Do Check Act je užitečný nástroj, který může vašemu týmu pomoci řešit problémy mnohem efektivněji. PDCA má několik významných výhod:

• Podněcuje k neustálému zlepšování lidí a procesů.
• Umožňuje vašemu týmu testovat možná řešení v malém měřítku a v kontrolovaném prostředí.
• Zabraňuje opakujícím se chybám v pracovním procesu.

Ing. Vítězslav Kotík, MBA